FY-18/0036 Assistante Administrative PNCS / PAP

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FY-18/0036 Assistante Administrative PNCS / PAP

Secteur : Program Support

Localisation du Poste : Port-au-Prince

Résumé du Poste

L’Assistant(e) Administrative du PNCS appuie au quotidien la planification, l’organisation et la communication entre le PNCS et l’équipe de la CARE Haiti en mettant place des routines, systèmes et outils efficaces et innovants de soutien administratif pour le suivi et évaluation et la coordination des activités de cantine scolaire.

Elle/il assure la liaison fonctionnelle entre la coordination du PNCS et l’équipe de CARE Haiti en vue d’assurer la qualité et le fonctionnement des services du PNCS en conformité avec les planifications et procédures définies. Elle/il est directement supervisé, au jour-au-jour, par la Coordonnatrice Générale du PNCS.

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Informations sur le Poste

Responsabilités et tâches

Sous la supervision de la Coordonnatrice Générale du PNCS, les responsabilités de l'Assistance Administrative, chargée d’assurer la liaison quotidienne entre le PNCS et la CARE Haiti, sont les suivantes :

• Secrétariat
• Opérations/Administration

• Tenir le calendrier (manuel et en ligne) et assurer la logistique des réunions, évènements, et déplacements des différents représentants du PNCS dans les départements du projet (Sud-Est, Artibonite et Centre).
• Assurer la prise de notes des réunions essentielles et partager les comptes rendus
• Assurer le suivi et la mise à jour des tableaux de bord (listes déroulantes) pour le suivi de l’avancement des plans d’actions du PNCS.
• Rédiger des correspondances, prendre des rendez-vous, et assurer le classement et l’archivage des dossiers, documents, courriers du secrétariat et du PNCS.
• Assurer l’archivage et accessibilité des documents du secrétariat et du PNCS.
• Produire ou contribuer à la création de documents professionnels, compositions attractives liées à l’activité du PNCS pour publication dans les médias.
• Mettre en place un système de partage interne et externe d’information et de documentation sur les activités liées au projet.
• Organiser les plannings de visites de supervision trimestrielles et de rencontres trimestrielles au niveau départemental et communal: rendez-vous, appels téléphoniques, gestion des évènements et réunions en ligne, organisation de réunions virtuelles avec les structures décentralisées du PNCS et tables de concertation sur l’alimentation scolaire au niveau départemental.

• Tenir/gérer un stock de matériels de bureau de base essentiel au fonctionnement du PNCS au niveau départemental (Sud-Est, Centre et Artibonite) et national.
• Tenir à jour un inventaire des équipements et matériels mis à disposition du PNCS dans le cadre du projet sur les trois Départements.
• Préparer et acheminer à temps à CARE Haiti les planifications des dépenses, les requêtes d’appui administratif/financier, les demandes d’achat selon les procédures définies.
• Contrôler la validité des pièces justificatives des dépenses du PNCS selon les procédures définies.
  • Assurer la mise en œuvre de la stratégie de promotion d’égalité entre Femme et Homme du projet.
  • Assurer une participation de qualité des femmes et des hommes impliqués dans le projet et la collecte de données désagrégées y relatives.
  • Etre disponible pour l’organisation en situation d’urgence.
  • En cas d’urgence, vous pouvez être amené à prendre des rôles ou des activités supplémentaires.

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Exécuter toutes autres tâches à la demande du superviseur du poste.

III. Autorité/Autonomie

L’Assistante Administrative est encadrée et supervisée (supérieur hiérarchique) par la Coordonnatrice Générale du PNCS. Elle reçoit l’assistance technique et managériale de la part de l’assistante administrative du programme éducation de CARE.

IV. Contacts/Relations clés

Au niveau de CARE, l’Assistante Administrative a un lien direct d’appui technique/gestion avec l’assistante administrative de CARE.

V. Conditions de travail

Ce poste est basé au PNCS à Port au Prince, avec des séjours au bureau de CARE et des déplacements dans les trois départements du projet.

VI. Qualifications, Compétences, Expériences :

• Diplôme ou certificat en Secrétariat administratif ou administration ou équivalent.
• Expérience d’au moins 2 ans assortie d’une maitrise des techniques administratives.
• Maitrise des technologies Information et Communication (TIC) pour la communication et gestion de l’information: Word, Excel, internet; publipostage, Skype, Dropbox, Publisher, Mailing, Carnet d’adresse de messagerie, Media sociaux
• Techniques d’animations et fonctionnalités multimédia (PowerPoint, Publisher, Photoshop…)
• Bonne expression orale et écrite; la maitrise du français étant obligatoire.

Sens de priorités, organisation, gestion de temps, d’initiative, et observation, et de discrétion

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